Accueil »
CONTACT : +33 (0)5 63 32 88 88
CONTACT : +33 (0)5 63 32 88 88
Accueil »
SÉMINAIRE, GROUPES AFFAIRES ET GROUPES LOISIRS
ARTICLE 1 : APPLICATION DES CONDITIONS GÉNÉRALES DE VENTE
Les présentes Conditions Générales de Vente s’appliquent aux prestations liées à l’organisation de manifestions pour les clients groupes (affaires et/ou loisirs) ; et fournies par l’Hôtel visé au devis joint. Ces Conditions Générales de Vente sont en permanence accessibles sur le site internet de l’Hôtel. Toute réservation implique de la part du Client l’adhésion entière et sans réserve aux présentes conditions, à l’exclusion de tout autre document tel que prospectus, documents commerciaux, etc. En cas de contradiction entre les dispositions figurant au devis signé par le Client et celles figurant aux présentes C.G.V., les dispositions du devis prévalent.
ARTICLE 2 : CONFIRMATION DE RÉSERVATION
Le Client doit confirmer sa réservation avant la date d’option et retourner à l’Hôtel un exemplaire du devis dûment daté et signé par le Client, revêtu de la mention « Bon pour accord » et de son cachet. Ces documents devront obligatoirement être accompagnés du paiement de l’acompte visé à l’article 9 qui constitue une condition substantielle et déterminante de la réservation. À défaut de versement de l’acompte, le ou les établissements ne confirment pas la réservation et ne garantissent pas la disponibilité́ des espaces/chambres réservés.
ARTICLE 3 : ORGANISATION DE LA RÉSERVATION
3.1. Chambres
Le Client doit adresser par écrit (courrier ou courriel) à l’Hôtel la « Rooming List » (liste nominative des participants à la manifestation et de l’attribution des chambres), au plus tard 8 jours avant la date d’arrivée prévue.
Les chambres réservées sont mises à disposition des bénéficiaires à partir de 15h le jour de l’arrivée.
Les chambres doivent être libérées au plus tard à 12h le jour du départ. Tout dépassement de ce délai pouvant entraîner la facturation d’une nuitée supplémentaire au tarif public affiché.
3.2. Couverts
Le Client doit préciser par écrit (courrier ou courriel) adressé à l’Hôtel le nombre exact de couverts prévus pour chaque repas, 8 jours ouvrables avant la date de début de la manifestation. La réduction du nombre de participants est considérée comme une annulation partielle de la réservation donnant lieu à l’application de l’article 5 des présentes conditions. Le Client doit confirmer son choix de restauration (menu, buffet, cocktail, etc.) au plus tard 8 jours ouvrables avant la date de la manifestation. Au-delà l’Hôtel se réserve le droit d’imposer un choix dans la catégorie retenue par le Client. Il est ici précisé que la restauration non consommée dans le cadre d’un forfait ne peut donner lieu à une minoration du prix.
3.3. No-shows
Les « no-shows » (prestations commandées non annulées) seront facturés au Client.
3.4. Mise à disposition des espaces
Le Client devra informer l’Hôtel avant la date de l’événement, de modifications sensibles du nombre de participants à la manifestation. En tout état de cause, si le nombre de participants s’avérait inférieur au nombre prévu sur le devis, le Client pourrait se voir attribuer un autre espace que celui initialement prévu, pour des raisons inhérentes à la gestion de l’Hôtel.
3.5. Modification du nombre de participants
La réduction du nombre de participants est considérée comme une annulation partielle de la réservation donnant lieu à l’application de l’article 5 des présentes, qu’il s’agisse notamment d’hébergement, de restauration ou d’espaces loués. Si le nombre de participants s’avérait supérieur au nombre indiqué sur le devis, la mise à disposition des espaces ne serait confirmée qu’après réception du complément d’acompte correspondant au différentiel de réservation.
ARTICLE 4 : MODIFICATION DES PRESTATIONS
Toute demande de modification des prestations par rapport au devis accepté doit être adressée par écrit (courrier ou courriel) à l’Hôtel.
Faute d’acceptation écrite de ces derniers dans les 8 jours de la réception de la demande, le contrat est réputé perdurer selon les termes et conditions déterminés dans le devis accepté par le Client.
ARTICLE 5 : ANNULATION
La facturation étant faite sur la base des prestations commandées, et calculée sur le montant de la totalité du séjour, le Client est invité à prêter la plus grande attention aux conditions d’annulation ci-après. Les annulations, de tout ou partie de la réservation initiale, doivent être adressées par écrit (courrier ou courriel) à l’Hôtel.
5.1. Annulation totale
Le changement de date de la manifestation est considéré́ comme une annulation totale et donne lieu à l’application des conditions d’annulation. Est considéré également comme une annulation, le défaut de paiement des acomptes contractuels (autres que le 1er acompte). En cas de non-respect des échéances de paiement, l’Hôtel aura la faculté́ d’exiger du Client le paiement immédiat du solde de la manifestation, le règlement du Client devant parvenir à l’Hôtel dans les 8 jours courant à compter de la date de la demande écrite de l’Hôtel. À défaut de règlement dans ce délai, la manifestation sera considérée comme annulée du fait du Client.
En cas d’annulation totale, l’Hôtel conservera à titre de pénalité́ ou facturera le Client comme indiqué ci-après :
5.2. Annulation partielle
Une annulation partielle correspond à une réduction du montant du devis quelle qu’en soit l’origine : diminution de la durée de la manifestation, du nombre de personne et/ou des prestations commandées. La règle du prorata sera appliquée sur la base des modalités de dédommagement prévues aux conditions d’annulation totale.
5.3. Révision des conditions
Les conditions d’annulation ci-dessus pourront être modulées en fonction des impératifs d’exploitation de l’Hôtel et du caractère exceptionnel ou complexe de la manifestation. Toute demande d’annulation totale ou partielle doit être signifiée par écrit (courrier ou courriel) à chacun des établissements concernés.
ARTICLE 6 : DÉLOGEMENT
En cas de non-disponibilité de l’Hôtel, ou en cas de force majeure, celui-ci se réserve la possibilité de faire héberger totalement ou partiellement les participants dans un hôtel de proximité et de catégorie équivalente pour des prestations de même nature, les frais inhérents au transfert restant à la charge de l’Hôtel, qui ne pourra être recherché en paiement d’une quelconque indemnité complémentaire.
ARTICLE 7 : PRIX
Les tarifs sont exprimés en euros, monnaie du pays où se déroule la prestation. Les tarifs figurant sur le devis sont donnés pour une période courant jusqu’à une date d’option. Les tarifs confirmés sur le devis sont fermes pendant 1 mois à compter de la date d’envoi du devis au Client. Passé ce délai, ils sont susceptibles d’être modifiés en fonction des conditions économiques. Les tarifs applicables sont alors ceux en vigueur le jour de la réalisation de la prestation. Les tarifs peuvent être majorés de la taxe de séjour dans certaines villes. Ils pourront être modifiés en cas de changement législatif et/ou règlementaire susceptibles d’entrainer des variations de prix tels que : modification du taux de TVA applicable, instauration de nouvelles taxes, etc.
ARTICLE 8 : HEURES SUPPLEMENTAIRES POUR OUVERTURE TARDIVE
La période de location des espaces se décompose comme suit :
Au-delà̀ de ces périodes, des frais de location supplémentaires pourront, le cas échéant, être appliqués sur la base des tarifs en vigueur. Le client sera facturé des frais de personnel apportés au titre des heures supplémentaires sur la base des tarifs en vigueur :
ARTICLE 9 : MODALITES DE REGLEMENT
9.1. Acomptes
Un acompte d’un montant de 60% (sauf dispositions différentes prévues au devis) calculé sur le total TTC de la manifestation doit être versé au moment de la confirmation de la réservation. Cet acompte peut être porté à 100% en fonction des impératifs de l’exploitation, des spécificités de la manifestation ou de circonstances exceptionnelles telles qu’événements internationaux, foires, expositions, etc.
9.2. Délai de paiement
Le montant de ce ou ces acomptes est déduit de la facture finale (solde) sous réserve de l’application éventuelle d’indemnités d’annulation. Sauf disposition contraire prévue au devis, les factures du solde sont payables au plus tard dans les 5 jours de la date de la facture.
Si le client souhaite bénéficier de délai de paiement, il devra faire une demande écrite auprès de l’Hôtel. En cas de désaccord sur une partie de la facture, le Client s’oblige à payer sans retard la partie non contestée et à indiquer par écrit (courrier ou courriel) à l’Hôtel concerné, le motif de la contestation.
9.3. Moyens de paiement
Seuls les paiements par cartes bancaires, les virements bancaires ou à défaut les chèques bancaires émis sur un établissement bancaire établi dans le pays où se déroule la manifestation, ou les espèces (dans la limite légale) sont acceptés pour le règlement des factures et acomptes.
Les frais bancaires liés aux règlements des factures sont à la charge du Client.
9.4. Règlement individuel
Le règlement des extras et autres prestations réclamées individuellement à l’un ou plusieurs des participants, sera assuré directement par les participants concernés à la réception de l’Hôtel avant leur départ (paiement individuel). À défaut de règlement par un ou plusieurs participants de prestations réclamées en sus des prestations incluses au devis (extras, repas, etc.), la facture sera adressée au Client qui s’engage à la régler au plus tard dans les 5 jours de la date de la facture.
Dans le cas de paiement individuel, l’acompte versé au moment de la réservation sera restitué au Client dans les 8 jours suivant la réception par l’Hôtel concerné, de la totalité́ des sommes dues au titre de la manifestation. Toute somme non réglée sera déduite du montant de l’acompte, le solde étant restitué au Client.
9.4. Défaut de règlement
À défaut de paiement à l’échéance contractuelle, des pénalités de retard seront dues dès le lendemain de la date d’échéance de la facture au taux de 15% l’an, appliquées au montant total TTC de la facture. Par ailleurs, une pénalité forfaitaire égale à 15% des sommes dues sera exigible en cas de recouvrement contentieux. Il est ici rappelé que tout règlement intervenant au-delà de 60 jours à compter de la date d’émission de la facture est légalement considéré comme pratique abusive et également réprimée.
ARTICLE 10 : REPORTAGE PHOTOGRAPHIQUE
Le Client est prié d’informer au préalable l’Hôtel concerné de la présence éventuelle d’un photographe et fait son affaire personnelle de l’obtention de toutes les autorisations qui s’avéreraient nécessaires.
ARTICLE 11 : VENTES AMBULANTES
Le Client s’engage à fournir à l’Hôtel l’autorisation écrite municipale obligatoire, 15 jours au moins avant la date de début de la manifestation, lorsque la location des locaux a pour objet la vente au détail ou la prise de commande de marchandises précédées de publicité. En aucun cas la location ne pourra excéder la durée indiquée sur l’autorisation municipale, les ventes ne peuvent excéder 2 mois par année civile dans un même hôtel. La non-obtention de l’autorisation écrite entraîne l’application des conditions d’annulations visées à l’article 5.
ARTICLE 12 : EXPOSITIONS FOIRES ET DECORATION
Toute installation effectuée par le Client devra être conforme aux prestations du cahier des charges de l’Hôtel ainsi qu’aux dernières prescriptions de sécurité en vigueur et devront être soumises à l’approbation préalable de la commission de sécurité. Tout projet de décoration ou d’implantation de stands devra être soumis à l’Hôtel.
Le Client organisateur de salon professionnel au sens de l’article L762-2 du code de commerce doit fournir à l’Hôtel, 15 jours au moins avant la date de début de la Manifestation, une copie du récépissé de déclaration de la Manifestation (Décret n°2006-85 du 27/1/2006). Le Client s’engage à remettre en état originel, et à ses frais, les lieux occupés.
ARTICLE 13 : RECRUTEMENT
L’article L.5323-1 du Code du Travail précise que la fourniture de services de placement est exclusive de toute autre activité à but lucratif, à l’exception des services ayant pour objet le conseil en recrutement. En conséquence, le Client doit :
Le Client s’engage à déclarer par écrit (courrier ou courriel) adressé à l’Hôtel en même temps que le devis accepté et l’acompte, qu’il satisfait à ces deux conditions. En aucun cas le personnel de l’Hôtel ne peut participer aux opérations de recrutement, en particulier en distribuant des questionnaires aux candidats qui se présentent à la réception de l’Hôtel.
ARTICLE 14 : ENTREES PAYANTES
Le Client s’engage à déclarer par écrit (courrier ou courriel) adressé à l’Hôtel en même temps que le devia accepté et l’acompte, son engagement de totale responsabilité quand la manifestation organisée dans les locaux de l’Hôtel est assortie d’une entrée payante.
Dans ce cas, la perception du droit d’entrée doit s’effectuer à l’intérieur des locaux loués. En aucun cas le personnel de l’Hôtel ne doit participer à cette perception.
ARTICLE 15 : DROITS D’AUTEUR
Le Client doit faire son affaire personnelle de toute déclaration et du paiement de tout droit notamment à la SACEM, pour la diffusion d’œuvres musicales et plus généralement de toute animation au sein des locaux (orchestre, spectacles, disques, etc.). Le Client doit justifier à l’Hôtel préalablement à la manifestation, de la déclaration faite à la SACEM.
ARTICLE 16 : TRANSPORT
Il est précisé que l’Hôtel n’assure aucune prestation liée au transport des participants, l’Hôtel peut toutefois réserver pour le Client des transferts depuis les gares et aéroports jusqu’à l’Hôtel, et/ou vers les lieux. Cela étant, la responsabilité de l’Hôtel ne pourra être retenue pour quelques dommages que ce soit. Le transporteur restera unique responsable de la bonne exécution de sa prestation.
ARTICLE 17 : PRESTATIONS EXTERIEURES
La responsabilité de l’Hôtel ne pourra en aucun cas être engagée pour quelques dommages que ce soit, notamment à la suite d’un sinistre intervenu lors d’une prestation extérieure (activité, soirées, repas, etc.) ayant fait l’objet d’une réservation de l’Hôtel. Le prestataire reste unique responsable de la bonne exécution de sa prestation.
ARTICLE 18 : ASSURANCE-DETERIORATION-CASSE-VOL
Le Client doit assurer la garde des biens et matériels apportés par lui-même ou les vestiaires, à l’exclusion des vestiaires surveillés par le personnel de l’Hôtel à l’extérieur des espaces loués. Le Client fera son affaire de la souscription de toute police d’assurance (Dommages – Responsabilité Civile) qu’il jugera nécessaire.
Le Client est notamment invité à souscrire une assurance spécifique en cas de présence de gros matériels ou de biens de valeur dans la mesure où la responsabilité de l’Hôtel ne pourra être engagée en cas de détérioration ou de vol desdits biens. Le Client est responsable de l’ensemble des dommages causés par son intermédiaire (notamment par les participants ou leurs invités) et s’engage, en cas de dégradation des lieux mis à disposition, à supporter les coûts de remise en état de ces lieux. En aucun cas l’Hôtel ne pourra être tenu responsable des dommages de quelque nature que ce soit, en particulier l’incendie ou le vol, susceptible d’atteindre les objets ou matériels déposés par le Client ou les participants à l’occasion de la manifestation objet de la présente réservation. De même, tout colis, paquet, ou autre, livré à l’Hôtel avant et pendant la manifestation pourra être réceptionné par l’Hôtel mais en aucun cas ce dernier ne pourra être responsable de tout incident, toute détérioration, nombre de colis incorrect, colis abîmé, tout problème de livraison. Le Client s’engage en cas de problème à s’adresser directement auprès du fournisseur ou du transporteur.
ARTICLE 19 : RECOMMANDATIONS
Le Client s’engage à n’inviter aucune personne dont le comportement est susceptible de porter préjudice à l’Hôtel, ce dernier se réservant le droit d’intervenir si nécessaire. Le Client ne pourra apporter de l’extérieur ni boisson, ni aucune denrée alimentaire. Le Client s’engage à faire respecter par les participants et leurs invités l’ensemble des consignes et règlements de l’Hôtel (notamment l’interdiction de fumer et de vapoter dans l’enceinte de l’établissement).
Le Client veillera à ce que les participants ne perturbent pas l’exploitation de l’Hôtel ni ne portent atteinte à la sécurité de l’Hôtel ainsi que des personnes qui s’y trouvent. L’interdiction générale de fumer au sein des hôtels et restaurants est applicable, en France, depuis le 2 janvier 2008 dans tous les lieux publics. Il est donc strictement interdit de fumer et vapoter dans l’ensemble de l’Hôtel.
Le Client s’engage donc à rappeler aux participants les dispositions ci-dessus.
ARTICLE 20 : FORCE MAJEURE
Les obligations contenues aux présentes ne seront pas applicables ou seront suspendues si leur exécution est devenue impossible en raison d’un cas de force majeure tels que notamment : acte de puissance publique, hostilités, guerre, fait du Prince, catastrophe naturelle, incendie, inondation, grèves sans préavis, etc. Les parties (Client et Hôtel) devront mettre en œuvre tous leurs efforts pour prévenir ou réduire les effets d’une inexécution du contrat causée par un événement de force majeure ; la partie désirant invoquer un événement de force majeure devra notifier immédiatement à l’autre partie le commencement et la fin de cet événement, sans quoi elle ne pourra être déchargée de sa responsabilité.
ARTICLE 21 : BANQUETS
Si le Client souhaite apporter ses boissons, alors s’applique un droit de bouchon, qui sera facturé par bouteille.
Il est rappelé que le Client ne peut pas apporter la restauration pour l’événement que ce soit en tout ou en partie, à l’exception de desserts (pièce montée, gâteau, etc.) dans le cas d’évènement festifs.
Si tel est le cas, alors s’applique un droit d’assiette, qui sera facturé par personne.
Si le Client souhaite emporter à l’issue du banquet une partie des denrées non consommées, il en supporte l’entière responsabilité, sans recours possible contre l’Hôtel.
Après deux heures du matin, des frais de personnel pourront être facturés par heure supplémentaire et par personne en service, sur la base des tarifs en vigueur.
Enfin, il est rappelé que les enfants qui pourraient participer à la manifestation sont placés sous la seule responsabilité des parents et/ou du Client.
ARTICLE 22 : RECLAMATIONS ET LITIGES
En cas de contestation, réclamation ou désaccord sur une partie de la facture, le Client s’oblige à payer sans retard la partie non contestée et à indiquer par écrit (courrier ou courriel) à l’Hôtel, le motif et le montant de la contestation, dans un délai de 15 jours à compter de la date de facture. Toute contestation et réclamation ne pourra être prise en compte que si elle est formulée par écrit (courrier ou courriel) et adressée à l’Hôtel dans un délai maximum de 8 jours après la fin de la manifestation. La loi applicable est la loi française. En cas de litige et faute d’accord amiable, les tribunaux compétents seront ceux du lieu du siège social de la société exploitant l’Hôtel concerné.